Uitleg 'Gebruikersbeheer'
Om gebruikers toe te voegen, te beheren, rollen hieraan te koppelen of de secretaresses aan promotoren/actoren te koppelen kun je de optie 'Gebruikersbeheer' gebruiken.
Handmatige gebruikers, Alle gebruikers, Secretaresses koppelen en Rollen die op het configuratiescherm staan onder gebruikersbeheer, staan ook onder het tabblad 'Gebruikers'.
Een gebruiker toevoegen
Je voegt een gebruiker toe door op "Handmatige gebruikers" te klikken.
Let op: Dit kun je niet dus doen bij "Alle gebruikers"
Scrol naar beneden en klik op "New"
Hier kun je ook gebruikers verwijderen door een gebruiker te selecteren en op het 'Delete' knopje te drukken.
Nadat je op 'New' hebt gedrukt krijg je de volgende pagina's te zien:
Faculteiten zijn departementen waar iemand toegang tot heeft en die moeten worden aangevinkt.
Let op voor onderzoeksschoolmedewerkers moeten alle vinkjes aanstaan. Voor overige gebruikers alleen de departement wat van toepassing is
Je kunt bestaande gebruikers toevoegen of een nieuw persoon maken bij 'Person'.
Je beperkt de toegang tot de onderzoeksschool of onderzoeksgroep(en) die van toepassing zijn.
Extern persoon aanmaken
Als je een extern persoon wil aanmaken, vul dan de volgende gegevens in op de pagina 'Gebruikers' en klik daarna op de knop onderaan de pagina "Extern persoon aanmaken"
Vul de gegevens in van de persoon en klik op 'Save'
Inrichten secretariaat leerstoel
Het secretariaat leerstoel is een actor die bepaalde taken zoals goedkeuring van geregistreerde projecten kan afhandelen en mails ontvangt.
Het secretariaat van de leerstoel is bij voorkeur een functionele emailbox; maak deze aan indien deze nog niet bestaat:
- Ga naar universitair applicatiebeheerder
- Ga naar ‘External Person’; klik op ‘NEW’
- Maak Secretariaat leerstoel aan als externe persoon in HF; bijvoorbeeld PPS Office
Vul in ieder geval in: surname, department this university en preferred email address (=functionele mailbox)
Ga in het configuratie scherm naar 'Actoren'.
Vul bij ‘Person’ PPS Office' in, druk op je toetsenbord knop ‘Enter’
Klik op de juiste persoon en ken aan PPS Office de Actor-rol van “secretariaat leerstoel” toe voor een specifieke leerstoelgroep (zoals hier: PPS)
Klik op 'Save' om het op te slaan.
Met de knop 'Copy' maak je dezelfde actor aan en met de knop 'Delete' kun je de actor verwijderen.
Onderzoekscholen gaat op een gelijke wijze, maar dan met de Actor-rol “secretariaat graduate school" i.p.v. "secretariaat leerstoel".
Inrichten leerstoelmedewerker
De leerstoelmedewerker is een rol met bepaalde autorisaties
Ga naar universitair applicatiebeheerder en kies optie de 'secretaresses koppelen'
Selecteer de juiste persoon en koppel deze persoon aan het juiste secretariaat (=office adres leerstoelgroep)
Stel daar de secretaresse in met de autorisatie(s).
Druk op ‘Save’ om het op te slaan
De knop 'Authorization types' laat een overzicht zien van de aangevinkte autorisaties.
Ga naar 'Alle gebruikers' en selecteer de juiste persoon
Geef de rol 'Leerstoelmedewerker' aan deze persoon
Stel departement en leerstoel(en) (Chair group) in en druk op de 'Save' knop.
Inrichten leerstoelhouder
De leerstoelhouder is een actor die bepaalde taken zoals goedkeuring van go/ no go goedkeurt en mails ontvangt
Ga in het configuratie scherm naar 'Actoren'.
Ken aan een leerstoelhouder of mailbox de Actor-rol van “Leerstoelhouder” toe voor een specifieke leerstoelgroep.
Inrichten onderzoeksschoolmedewerker
De medewerker onderzoeksschool kent onderzoeksschool rechten.
Ga naar universitair applicatiebeheerder en kies optie 'Secretaresses koppelen'.
Koppel deze persoon aan de juiste onderzoeksschool (=office adres onderzoeksschool)
Stel daar de secretaresse in met de autorisatie(s) zoals hieronder aangegeven.
Klik op 'Alle gebruikers' en selecteer de juiste persoon
Geef de rol 'Onderzoeksschoolmedewerker' aan deze persoon
Stel departement en onderzoeksschool in en druk op de 'Save' knop.
Let op: stel alle departementen in voor een onderzoeksschoolmedewerker!
Inrichten secretariaat onderzoeksschool
Deze actor is de functionele emailbox van de onderzoeksschool. Zij ontvangen verschillende e-mails. Zij keuren verschillende zaken goed:
- Registratie voordat het wordt gesubmit
- Onderzoeksvoorstel
- Opleidingsplan
- Begeleidingsplan
- Portfolio goedkeuren
Ga in het configuratie scherm naar 'Actoren'.
Ken aan een secretariaat graduate school of mailbox de Actor-rol van “secretariaat graduate school” toe voor een specifieke onderzoeksschool.
Vul de persoon in.
Inrichten secretaresse van promotor
De secretaresse van de promotor kan taken namens de promotor uitvoeren en gegevens inzien.
Ga naar universitair applicatiebeheerder en kies optie 'Secretaresses koppelen'.
Koppel deze persoon aan de juiste onderzoeksschool (=office adres onderzoeksschool)
Stel daar de secretaresse in met de autorisatie(s) zoals hieronder aangegeven
Klik op 'Alle gebruikers' en selecteer de juiste persoon
Ken aan deze secretaresse de rol van “secretaresse van promotor” toe (vaak zal men een combinatie zien met de rol “leerstoelmedewerker”
Stel departement en leerstoel(en) in.
Inrichten hr department
Hr department krijgt een bericht als een aangestelde promovendus door de toelatingsprocedure of een GO heeft.
Klik op 'Actoren'.
Vul in de posotion 'hr department' in en kies een department.
Vul de juiste persoon in en klik dan op de 'Save' button.
Verwijderen van gebruikers of rollen
Verwijder secretaresse rollen bij een persoon door op 'Secretaresse koppelen' te klikken.
Selecteer het juiste persoon en klik op de 'Delete' knop.
Verwijder andere rollen in menu optie “alle gebruikers”
Klik op 'Delete' onderaan de pagina.
