Hoe voer ik resultaten in voor een groep studenten van een vak?

Vakcoördinatoren/examinatoren kunnen in Osiris Docent in één keer de eindcijfers, voor alle studenten die geregistreerd zijn voor hun vak, inlezen met een cijferinvoerbestand en vervolgens vastleggen. De stap tussen het bepalen van de eindcijfers en het inlezen is zo klein, dat het logisch is dat vakcoördinatoren/examinatoren deze taak zelf gaan doen. Mochten ze daar hulp bij nodig hebben, bekijk dan de handleiding voor Osiris Docent How to import results with a grade input file

Maar ook in Osiris Basis kunnen de eindcijfers voor alle studenten van een vak worden ingevoerd. De meest veilige en snelle manier is om een cijferinvoerbestand uit Osiris te halen, deze te laten invullen met resultaten door de vakcoördinator/examinator en het vervolgens weer in te lezen in Osiris en de cijfers vast te leggen. Uiteraard kan je ook kiezen om net als destijds in AIR de cijfers handmatig in te vullen.

Deze handleiding beschrijft hoe je in Osiris Basis voor een groep studenten van één vak de resultaten invoert.

Het invoeren van resultaten voor een groep studenten van een vak, gebeurt in een aantal stappen.
Hier vind je snelkoppelingen naar elke stap:

 

Startscherm

1. Klik op Student >Resultaten > Toetsresultaten
of vul in menubalk ga naar menu “2.4.40” in en druk op enter

Zoek de cursus

2. Vul bij zoekveld Cursus de vakcode in
of zoek een cursus op via het vergrootglas bij Cursus. Volg de stappen 3 t/m 7 in de handleiding “Hoe vind ik mijn vak in Osiris Basis?”

NB. Bij Collegejaar staat het huidige academische jaar al ingevuld door Osiris. Collegejaar 2020-2021 wordt ingegeven als 2020.

3. Klik op Zoeken

4. Klik op het zwarte pijltje voor de cursus. Let op dat je het juiste aanvangsblok  (Periode, Resit1, Resit2) kiest

TIP: Als je in het zoekveld Blok het juiste aanvangsblok invult (Periode, RESIT1, RESIT2), dan krijg je maar 1 uitkomst aan de rechterkant.

Maak een cijferinvoerbestand

5. Klik op ACTIES

6. Klik op Maak bestand resultaten

7. Klik op Ok in het pop-up menu Maak bestand

TIP. Standaard staat Alle rijen aangevinkt, daardoor krijg je een cijferinvoerbestand van alle studenten die voor deze periode en vak staan ingeschreven. Soms kan het handig zijn om een bestand te krijgen van een aantal studenten. Dat kan, door in het vorige scherm die studenten te selecteren (deze worden groen). Als je hier dan kiest voor Alleen de geselecteerde rijen, krijg je een cijferinvoerbestand alleen van deze studenten.

Osiris genereert nu een Excel-bestand en stuurt deze als download naar je browser. Sla het bestand op een veilige locatie op.

NB. Afhankelijk van de instellingen van je browser is het mogelijk dat je geen locatie kunt kiezen. Het wordt dan op een standaardlocatie opgeslagen (vaak de map ‘Downloads’). Pas deze instelling naar wens aan.

NB. Het bestand is pas volledig als de inschrijfperiode voor de toets is gesloten.

NB. Dit is een speciaal Osiris Excel bestand dat na invullen weer ingelezen kan worden voor de cijferinvoer. Niet te verwarren met een gewoon Excel bestand dat NIET is in te lezen.

Resultaten verwerken in het cijferinvoerbestand

8. Open het cijferinvoerbestand in Excel. Voer in de kolom Resultaat de eindcijfers in en voer in de kolom Toetsdatum* de juiste toetsdatum in. Sla het bestand weer op

NB. Om te voorkomen dat een student een verkeerde beoordeling krijgt; wees voorzichting met de volgorde van de rijen.  De kolommen mogen nooit aangepast of opnieuw gesorteerd worden. Osiris controleert niet de namen, maar alleen het studentnummer en het cijfer. De standaardsortering is op achternaam.

De kolommen A t/m H en de rijen 1 t/m 8 moeten exact gelijk blijven, anders kan Osiris het bestand niet inlezen!
NB. Informeer ook de vakcoördinator/examinator, als zij het cijferinvoerbestand invullen.  

De Toetsdatum moet zijn de laatste vrijdag van de periode, de werkelijke toetsdatum of de dag van vandaag. De toetsdatum mag NOOIT verder geantidateerd worden, dan 10 werkdagen voor vandaag (de dag van invoer). Zie voor meer informatie: Welke datum registreer ik als definitieve toetsdatum?

NB. Zolang je maar een datum format gebruikt als Toestdatum in het cijferinvoerbestand, maakt het niet uit welk datum format.

Inlezen cijferinvoerbestand in Osiris

9. Klik op Inlezen resultaten in menu ACTIES 

Het pop-up scherm Inlezen resultaten opent.

10. Klik bij Docent op het vergrootglas en selecteer de docent

11. Klik op de kalender en selecteer de datum van vandaag als Ondertekendatum

12. Klik op Choose file bij Bestand en selecteer het cijferinvoerbestand dat je eerder hebt opgeslagen

13. Klik op Inlezen

NB. Osiris leest het bestand alleen in, als de vakcode in het cijferinvoerbestand overeenkomt met die van het geselecteerde vak. Je kunt dus nooit per ongeluk een cijferinvoerbestand van het ene vak inlezen bij een ander vak.

NB. Als er een al eerder vastgesteld cijfer in je cijferinvoerbestand staat, dan kan Osiris het bestand niet inlezen. Haal dan eerst deze definitieve cijfers uit je cijferinvoerbestand en lees het opnieuw in.

NB. Osiris leest alleen de eindcijfers in. Het Excel-bestand zelf, slaat Osiris niet op. Ook eventuele deelcijfers kun je niet terugvinden in Osiris. Daarom raden we aan om het cijferinvoerbestand ook in je eigen administratie te bewaren.

Als er verder iets misgaat, check dan of je het bestand correct hebt ingevuld. Zie handleiding Wat is een cijferinvoerbestand en hoe gebruik ik dit? (OSIRIS-Basis)

De cijfers zijn nu ingelezen en direct opgeslagen als conceptcijfers. Je hoeft dus niet op Opslaan te klikken. De cijfers zijn nog niet zichtbaar voor studenten.

Zorg er altijd voor dat je de cijfers ook definitief maakt (vaststelt)!

Resultaten definitief maken (vaststellen)

14. Klik op Bekijken > Selecteer alle rijen. Alle rijen worden groen

TIP. Als sommige cijfers al definitief zijn, klik dan op het rondje voor Concept, zodat alleen de cijfers die nog in concept staan getoond worden. En klik dan op Bekijken en Selecteer alle rijen. Nu worden alleen de Concept resultaten geselecteerd.

15. Klik op Vaststellen in menu ACTIES

Een pop-up scherm verschijnt en Osiris controleert of de studenten een geldige WUR-inschrijving hebben.

16. Klik op Vaststellen om de resultaten definitief te maken

 

17. In de grijze statusbalk verschijnt de melding: De actie "Vaststellen toetsresultaten is succesvol uitgevoerd..." en de Status van de cijfers zijn veranderd van Concept naar Definitief

NB. Vastgestelde cijfers worden direct zichtbaar voor de student. Eventuele wijzigingen mogen alleen door het Studenten Service Centre ([email protected]) doorgevoerd worden.

Wil je meer weten over het controleren of cijfers definitief zijn, ga dan naar de handleiding Hoe controleer ik of een cijfer definitief is vastgesteld?