Education SupportOsirisOsiris voor SecretariatenMSc THESIS, INTERNSHIP & RESEARCH PRACTICE: WERKWIJZE 2021-2022 VOOR STUDENTEN ZONDER CASEHoe voer ik een cijfer in voor een MSc Thesis/Internship/Research Practice - OUDE WERKWIJZE alleen in geval van calamiteiten?

Hoe voer ik een cijfer in voor een MSc Thesis/Internship/Research Practice - OUDE WERKWIJZE alleen in geval van calamiteiten?

UPDATE SEPTEMBER 2021: Vanaf heden mogen cijfers voor een MSc Thesis/Internship/Research Practice NIET meer ingevoerd worden in Osiris Basis. Dat wordt nu gedaan door examinatoren in Osiris Docent met een online beoordelingsformulier. Vanaf 2022-2023 geldt dat de beoordeling wordt ingevoerd in het zaakproces in Osiris Docent, mits er een zaakproces is gestart. Vanaf 15 november 2022 is het voor thesis en research practice verplicht een zaakproces te starten. Vanaf half januari 2023 geldt dit ook voor internship.

ALLEEN in geval van calamiteiten/storingen zou onderstaande methodiek nog gebruikt kunnen/mogen worden! 

NIEUWE PROCEDURE VANAF 6 SEPTEMBER 2021 - DEZE IS OOK TIJDELIJK TOT EINDE TESTFASE ZAAKPROCES (fase 2)

Voor MSc Thesis/Internship/Research Practice is een apart zaakproces gebouwd in Osiris. Eén van de grote voordelen van dit zaakproces is dat iedere leerstoelgroep alle documenten centraal opslaat en archiveert in Osiris. De implementatie van het zaakproces gebeurt in 2 fases. Voor de 1e fase hebben een aantal pilot leerstoelgroepen, het invoeren van de eindbeoordeling in Osiris Docent uitvoerig getest en na een aantal kleine aanpassingen akkoord bevonden. Daarom is deze 1e fase bij alle leerstoelgroepen geimplementeerd met ingang van 06 september 2021.

In het collegejaar 2022-2023 is het zaakproces voor thesis en research practice voor alle leerstoelgroepen geïmplementeerd; internship volgt in januari 2023.

Pas als het totale zaakproces operationeel is, worden alle documenten opgeslagen en gearchiveerd in Osiris.

Tot die tijd is er een aangepaste werkwijze die geldt voor iedere leerstoelgroep:

  1. Alle documenten worden (nog steeds) digitaal gearchiveerd door het secretariaat van de leerstoelgroep. Voorbeelden zijn Learning agreements, Internship contracten, tussentijdse beoordelingen, Excel beoordelingsformulieren, scripties/ eindverslagen.
  2. De coördinator verzoekt het secretariaat om studenten die starten met een MSc Thesis/Internship/Research Practice in te schrijven voor de betreffende vakcode met het juiste aantal ECTS. Deze taak ligt bij het secretariaat omdat alleen in Osiris Basis een student kan worden ingeschreven en niet via Osiris Docent. 
  3. Zodra het secretariaat de student heeft ingeschreven voor de MSc Thesis/Internship/Research Practice, wordt in Osiris Docent de student en het bijbehorende eindbeoordelingsformulier zichtbaar voor alle examinatoren van de leerstoelgroep. In principe is bij aanvang van de MSc Thesis/Internship/Research Practice een examinator toegewezen aan de student, maar mocht uiteindelijk een andere examinator examineren, dan is dat dus geen probleem.

Meer informatie over de nieuwe werkwijze kan gevonden worden op het ESA Portal

Zie voor het inschrijven van studenten de handleiding: Hoe schrijf ik een student in voor een MSc Thesis/Internship/Research Practice?

======================================================================

Cijferinvoerdatum

Wanneer de student bij een MSc Thesis/ Internship/ Research Practice het assessment volledig heeft afgelegd (alle stukken ingeleverd en het eindgesprek heeft plaatsgevonden) en er is een definitief resultaat bekend:

  1. Voer het cijfer bij voorkeur dezelfde dag in
  2. Voer het cijfer in ieder geval in dezelfde kalendermaand in
  3. Als dit echt niet lukt, mag er in de volgende maand ingevoerd worden, mits dit binnen 10 werkdagen na definitief resultaat is

NB. Als bij een student het laatste cijfer later wordt ingevoerd, dan krijgt de student ook later pas de mail dat hij/zij potentieel is afgestudeerd. En dus later de informatie dat hij zich moet uitschrijven via studielink om restitutie te krijgen van het collegegeld. De student gaat ook pas een maand later mee met de vergadering van de examencommissie en kan daardoor pas aan een latere ceremonie deelnemen. En bij de overgang van academisch jaar wordt een student onnodig verplicht zich opnieuw in te schrijven en collegegeld te betalen. Indien een student onterecht extra collegegeld moet betalen, dan kan dat financieel verhaald worden op de leerstoelgroep. 

Welke vakcodes gebruik je nu? (let op, anders dan in AIR)

Voorheen gaf de vakcode aan hoeveel ECTS de student behaalde na afronden van dit vak. Die wijsheid moet je vergeten!

MSc Thesis:
Vanaf nu zijn voor een MSc Thesis 2 codes (en in een heel enkel geval 3) beschikbaar.
Dat zijn de vakcodes die je voorheen ook gebruikte, eindigend op 24 en op 36 (en in een enkel geval ook de 30). In de laatste 2 cijfers lees je nu de minimale omvang van de MSc Thesis. Check voor het invoeren van het cijfer de vakcode bij de student, want die moet overeenkomen met zijn examenprogramma (goedgekeurde vakkenpakket).

Bij invoer van de vakcode --24 maak je een keuze voor 24 tot en met 33 ECTS
Bij invoer van de vakcode --36 maak je een keuze voor 36 of 39 ECTS

Let op: Als de verkeerde code wordt ingevoerd kan de student niet afstuderen, omdat het behaalde resultaat niet matcht met het examenprogramma van de student.

MSc Internship:
De vakcode die eindigde op --24 blijft bestaan, de anderen zijn al verdwenen of kun je geen cijfers meer voor invoeren. Ook hierbij geldt weer, dat je de vakcode van --24 invoert en in de volgende stappen het aantal ECTS kiest.

Research Practice:
Hetzelfde als MSc Internship.

Alle andere vakcodes voor MSc Thesis/ Internship/ Research Practice zijn dus komen te vervallen.

Voorbeeld: Stel dat in het examenprogramma van de student --24 staat. Dan neem je de oude vakcode eindigend op --24. Heeft de student (in overleg met de begeleider) uiteindelijk toch een groter afstudeervak gedaan, dan kies je vervolgens bij toets het juiste aantal ECTS (zie stap 5 deze handleiding). Kortom, check bij student en vertrouw niet op het afstudeercontract, dan wel evaluatieformulier!

NB. Sommige al vervallen vakcodes zijn nog niet uit Osiris verwijderd, omdat deze al gebruikt waren in collegejaar 2020-2021 in AIR. Deze worden na 31 augustus 2021 uit Osiris gehaald.

In sommige MSc-opleidingen is de maximale omvang waartoe een internship of research practice kan worden uitgebreid 30 ECTS, in andere 36 ECTS. Om te garanderen dat studenten hun project niet verder kunnen uitbreiden dan de toegestane lengte, zijn 2 codes nodig. Vanaf 2022-2023 zijn er 2 codes. De keuze van de code is afhankelijk van het cohort waarin de student is gestart en diens examenprogramma. De student is zelf verantwoordelijk voor het doorgeven/gebruiken van de juiste vakcode!

Deze handleiding beschrijft hoe je een cijfer invoert voor een MSc Thesis/ Internship / Research Practice in Osiris Basis

Startscherm

1. Ga naar Student > Resultaten > Toetsresultaten
of vul in menubalk ga naar menu "2440" in en druk op enter

2. Vul de vakcode in waar je het cijfer voor wilt invoeren:

  • MSc Thesis (oude vakcode eindigend op 24 of 36)
  • Internship (oude vakcode eindigend op 24) (let op: kies de code die hoort bij het examenprogramma van de student)
  • Research Practice (drie-letterige code + 79[y]24, waar [y] meestal 3 is, behalve voor groepen met meerdere leerstoelen) (let op: kies de code die hoort bij het examenprogramma van de student)

3. Klik op Zoeken

4.  Klik op het zwarte pijltje dat voor de vakcode staat

Selecteer het gewenste aantal ECTS

5. De codes voor het aantal ECTS verschijnen, selecteer het gewenste aantal, die regel wordt groen

6. Klik op het groene plusje

De tot nu toe ingevoerde eindcijfers voor huidig collegejaar verschijnen

7. Een nieuwe regel verschijnt, vul hier het studentnummer, het resultaat, de toetsdatum (nooit verder dan 10 werkdagen in het verleden, zie Welke datum registreer ik als definitieve toetsdatum?), examinator* in.

LET OP: vul niets in bij "ondertekend op" en examendoel , deze vullen zichzelf! 

8. klik op Opslaan

Het cijfer is nu in concept opgeslagen, daardoor nog niet zichtbaar voor student. Het moet nu nog definitief worden vastgesteld.

9. Klik op Acties > Vaststellen

10. Klik op Vaststellen

11. Heeft de student geen geldige inschrijving op het moment van vastleggen, dan verschijnt een mutatieverslag. Het cijfer blijft dan in concept opgeslagen. Deze wordt pas definitief zodra er een geldige inschrijving is. Dit gaat automatisch, hier hoef je niets voor te doen. Verzoek de student wel om contact op te nemen met het Student Service Centre ([email protected]) in het Forum, zodat de student snel weer een geldige inschrijving heeft.

12. Als de inschrijfcontrole succesvol verlopen is, verschijnt boven in de grijze statusbalk de melding dat het vaststellen van het cijfer gelukt is.

*Bij veel leerstoelgroepen is de leerstoelhouder de enige officiële examinator. Die kun je hier invullen. Mocht je meer examinatoren willen aanvragen, verzoek dit dan bij je examencommissie. Als de examencommissie akkoord gaat, zal deze voor het lopende Academisch jaar de redactie van de studiegids informeren. Zodra zij het verwerkt hebben, zal Osiris ook automatisch worden bijgewerkt.
LET OP: De leerstoelgroep moet voor het daarop volgende Academisch jaar de toegekende examinatoren ook nog toevoegen aan de vakken via de EMC Tool!

Wil je controleren of een resultaat echt definitief is vastgesteld dan kan dat, zie handleiding Hoe controleer ik of een cijfer definitief is vastgesteld?