Hoe schrijf ik een student in voor een MSc Thesis/Internship/Research Practice?
LET OP: dit geldt alleen nog voor de studenten die geen zaakproces hebben gestart. De leerstoelgroep zorgt dan ook voor de archivering van de documenten.
Voor MSc Thesis/Internship/Research Practice is een apart zaakproces gebouwd in Osiris. Eén van de grote voordelen van dit zaakproces is dat iedere leerstoelgroep alle documenten centraal opslaat en archiveert in Osiris. De implementatie van het zaakproces gebeurt in 2 fases. Voor de 1e fase is door een aantal leerstoelgroepen tijdens een pilot, het invoeren van de eindbeoordeling in Osiris Docent uitvoerig getest en akkoord bevonden. Daarom is deze 1e fase bij alle leerstoelgroepen geimplementeerd met ingang van 06 september 2021.
De pilotgroepen zijn medio september 2021 verder gegaan met het testen van het hele zaakproces in fase 2. In het collegejaar 2022-2023 is het zaakproces voor thesis en research practice voor alle leerstoelgroepen geïmplementeerd; internship volgt in januari 2023. Voor deze nieuwe werkwijze: kijk eens bij de FAQ: FAQ Thesis/Internship/Research Practice
Pas als het totale zaakproces operationeel is, worden alle documenten opgeslagen en gearchiveerd in Osiris.
Tot die tijd is er een werkwijze die geldt voor iedere leerstoelgroep:
- Alle documenten zoals Learning agreements, Internship contracten, tussentijdse beoordelingen, Excel beoordelingsformulieren, scripties/ eindverslagen etc. worden (nog steeds) digitaal gearchiveerd door het secretariaat van de leerstoelgroep.
- Het secretariaat schrijft de studenten die een MSc Thesis/Internship/Research Practice doen in voor de toets van betreffende vakcode met het juiste aantal ECTS. Deze taak ligt bij het secretariaat, omdat alleen in Osiris Basis een student kan worden ingeschreven en niet via Osiris Docent.
- Zodra het secretariaat de student heeft ingeschreven voor de toets van de MSc Thesis/Internship/Research Practice, wordt in Osiris Docent de student en het bijbehorende eindbeoordelingsformulier zichtbaar voor alle examinatoren van de leerstoelgroep. In principe is bij aanvang van de MSc Thesis/Internship/Research Practice een examinator toegewezen aan de student, maar mocht uiteindelijk een andere examinator examineren, dan is dat dus geen probleem.
Een student kan zich, zoals bij cursorische vakken NIET zelf inschrijven voor een MSc Thesis/Internship/Research Practice, vandaar bovenstaande werkwijze.
Het is niet meer toegestaan om alleen een eindcijfer voor een MSc Thesis/Internship/Research Practice in te voeren via Osiris Basis. Het mag alléén via Osiris Docent!
Vanaf 15 november 2022 (thesis en research practice) en 15 januari (internship) starten alle studenten een zaakproces en vindt ook de beoordeling plaats in het zaakproces. voor de nog lopende studenten moet het beoordelingsformulier in Osiris Docent worden ingevoerd. Hiervoor moet de student eerst worden ingeschreven voor de toets in Osiris Basis.
Met ingang van het nieuwe Academisch jaar (30 augustus 2021) mogen alleen nog de nieuwe evaluatieformulieren worden gebruikt. Ook al is er een Learning agreement, dan wel contract oude stijl afgesloten! Studenten zijn daarover tijdig geïnformeerd. De eindbeoordeling in Osiris Docent is gebaseerd op de nieuwe evaluatieformulieren, daarom kan hier niet van worden afgeweken! Zie voor de nieuwe formulieren en informatie deze link van ESA.
De student inschrijving voor de toets van een thesis, internship of research practice moet gedaan worden voor het Academisch jaar waarin het cijfer wordt vastgelegd. Voorbeeld: als een student is ingeschreven voor een MSc Thesis voor Academisch jaar 2020/2021, dan kan de beoordeling door de examinator niet worden ingevoerd in Academisch jaar 2021/2022 . De student moet dan eerst uitgeschreven worden voor de MSc Thesis en daarna weer opnieuw ingeschreven worden voor het nieuwe collegejaar.
Tip! Schrijf de student in zodra een eindgesprek gepland is, zodat de vakcode gekoppeld is aan het juiste Academisch jaar.
Deze handleiding beschrijft hoe je een student inschrijft voor een MSc Thesis/Internship/Research Practice. Dit kan op 2 manieren:
Student inschrijven via Student zoeken
Startscherm
1. Klik op Student > Student > Studentgegevens
of vul in menubalk ga naar menu "2.1" in en druk op enter
Selecteer de student
2. Vul onder Personalia in het zoekveld Studentnummer een studentnummer in of vul een achternaam in, in het zoekveld Achternaam (zonder diakriet). Vul de achternaam in zonder voorvoegsel(s)
NB. Met diakriet wordt het teken, dat boven of onder een letter staat, bedoeld (bv é, ë, ñ, ç).
3. Klik op Zoeken
4. Klik op het zwarte pijltje voor het studentnummer
Selecteer de cursus
5. Klik aan de linkerkant van het scherm onder Inschrijven onderwijs op Cursussen en toetsen
NOTE: Alle cursussen, waar de student voor ingeschreven staat, zijn zichtbaar. Let op dat je NIET per ongeluk een vak verwijdert!
6. Klik op het groene plusje bij Overzicht inschrijvingen om een nieuwe inschrijving toe te voegen
7. Selecteer bij Inschrijven voor op Toets (in plaats van cursus!!)
8. Vul het Collegejaar in en bij Cursus de vakcode van de MSc Thesis/Internship/Research Practice
of vul de drie-letterige cursuscode in en selecteer je vak uit het menu dat verschijnt
of zoek een cursus op via het vergrootglas bij Cursus en klik op OK. Daar kun je zoeken op vakcode of eerste deel van de naam van het vak.
NB. Voor collegejaar 2020/2021 vul je 2020 in. Let op! De student moet voor het juiste collegejaar zijn ingeschreven, anders kan de examinator de beoordeling niet invoeren in Osiris Docent! Mocht de inschrijving voor een voorgaand collegejaar zijn gedaan dan is de oplossing student uitschrijven voor het vak en opnieuw inschrijven voor het nieuwe collegejaar.
NB. Osiris gaat pas op zoek naar de cursus, en herkent de code pas, als Collegejaar is ingevuld. Dit is omdat cursussen in Osiris aan collegejaren zijn gekoppeld.
9. Negeer de onderste 3 velden in dit scherm, vul daar nooit iets in
10. Klik op Volgende
11. Vink het juiste aantal ECTS aan onder Toets
12. Toetsdatum en Docent laat je leeg
13. Klik op Inschrijven
NOTE: De student is nu ingeschreven. In de grijze statusbalk verschijnt de melding dat de actie succesvol is uitgevoerd. Het knopje Opslaan kan genegeerd worden.
NOTE: De cursus kun je terugvinden in de weergegeven tabel en bij Toetsen bij cursus kan je zien voor welk aantal ECTS je de student hebt ingeschreven.
NB. De student krijgt nu automatisch per mail een bevestiging van inschrijving voor deze toets.
Student inschrijven via Cursus zoeken
Startscherm
14. Klik op Student > Inschrijven Onderwijs > Toets
of vul in menubalk ga naar menu "2.4" in en druk op enter
Selecteer de toets
15. Vul in het zoekveld Cursus de vakcode in
of zoek een cursus op via het vergrootglas bij Cursus. Volg voor gedetailleerde tussenstappen “Hoe vind ik mijn vak in Osiris Basis?”, stappen 3 t/m 7
NB. Het huidige collegejaar is al ingevuld.
16. Klik op de zwarte knop Zoeken
17. Klik op het zwarte pijltje voor de vakcode
Schrijf de student in
18. Zet een vinkje bij het aantal ECTS waar je de student voor wilt inschrijven, deze regel wordt groen. Schrijf alleen in voor de toets (dus niet voor de cursus!)
19. Klik op het groene plusje bij Selecteer de studenten die u wilt inschrijven
Of als meerdere studenten tegelijk ingeschreven moeten worden, klik op het dubbele groene plusje
20. Vul het studentnummer in
Als het studentnummer niet bekend is, klik op het vergrootglas en zoek op achternaam of klik op dubbele groene plusje zodat je meer zoekmogelijkheden krijgt
21. De naam van de student verschijnt
22. Klik op de zwarte knop Inschrijven
In de grijze statusbalk verschijnt de melding: De Actie "Toets inschrijven" is succesvol uitgevoerd. De student is vanaf nu zichtbaar voor alle examinatoren in Osiris Docent.
Heb je als secretaresse via de EMC een "administrative support rol" voor de MSc Thesis/Internship/Research Practice vakcodes, dan kun je ook in Osiris Docent naar de ingeschreven studenten en voor de examinator de eindbeoordeling invoeren.
Voor de examinator kost het doorgeven van alle deelcijfers en toelichting aan een secretariaat evenveel tijd en moeite, als het zelf invullen in Osiris Docent. Deze optie is alleen bedoeld in geval van een calamiteit!
Zie de handleiding voor examinatoren hoe een examinator in Osiris Docent een eindbeoordeling moet invoeren.