Hoe voer ik een eindbeoordeling in voor een MSc Thesis/ Internship/ Research Practice in Osiris Docent?
Met ingang van september 2021 voeren in principe alleen examinatoren de online eindbeoordeling voor een MSc Thesis/Internship/Research Practice in. Dat gebeurt in Osiris Docent en kan niet vanuit Osiris Basis. Secretariaten moeten wel vooraf de student hebben ingeschreven voor de MSc Thesis/Internship/Research Practice. Zie handleiding: Hoe schrijf ik een student in voor een MSc Thesis/Internship/Research Practice?
Sommige secretariaten hebben een zogenaamde "Administrative Support" rol voor de MSc Thesis/Internship/Research Practice vakken. Secretariaten met zo'n rol kunnen ook de eindbeoordeling voor een student invoeren in Osiris Docent.
Het doorgeven van de eindbeoordeling en onderbouwing aan een secretariaat, kost een examinator minstens evenveel tijd en moeite als het zelf invoeren in Osiris Docent! Daarom wordt ten zeerste aangeraden examinatoren te motiveren om het zelf te doen.
Dit bericht is bestemd voor secretariaten met een "administrative support" rol en voor een andere examinator binnen de leerstoelgroep die zelf niet de eindbeoordeling heeft gemaakt:
Typ in het toelichtingsvak van het online beoordelingsformulier de naam van de examinator die op de Excel-beoordelingsformulieren staat!
Deze handleiding beschrijft hoe een secretariaat met een Administrative Support rol voor MSc Thesis/Internship/Research Practice een eindbeoordeling kan invoeren in Osiris Docent.
Zoek de vakcode met juiste aantal ECTS
Startscherm
Ga naar Osiris Docent
Zoek de vakcode op waarvoor je een eindbeoordeling wilt vastleggen. Dit kan op 2 manieren:
- Klik op Resultaat en zoek in het volgende scherm de vakcode
- Klik op het Getal. Dit getal geeft het aantal studenten (cijfers) aan welke je nog moet vastleggen. Door op dit getal te klikken, zie je alleen die vakcodes. Dat scheelt zoeken.
3. Klik bij de gewenste vakcode en juiste aantal ECTS op het getal dat achter Geen resultaat staat
NOTE. :
Geen Resultaat betekent dat het eindbeoordelingsformulier nog niet is ingevoerd;
Wacht op afhandeling betekent dat de eindbeoordeling (cijfer) wel is ingevoerd, maar nog niet is definitief gemaakt;
Afgehandeld spreekt voor zich, het resultaat is definitief vastgelegd.
Zoek de Student
Iedere student die voor deze vakcode en ECTS is ingeschreven verschijnt.
4. Zoek de student in de lijst of vul het Studentnummer of de Achternaam in om de student op te zoeken
5. Klik op Vul beoordelingsformulier in
NOTE. Als een beoordelingsformulier al is vastgesteld dan staat er Toon beoordelingsformulier. Door erop te klikken kan de beoordeling bekeken worden. Is het beoordelingsformulier al wel ingevuld, maar nog niet definitief gemaakt dan staat er Wijzig beoordelingsformulier.
Beoordelingsformulier invullen
6. Controleer of de student aan de voorwaarden voldoet en vink deze af
NB. Alleen als alle voorwaarden zijn afgevinkt, opent het beoordelingsformulier. In dit voorbeeld worden de voorwaarden voor een MSc Thesis getoond.
Kun je ze niet allemaal afvinken, dan wordt door Osiris een INCOMPL vastgelegd voor de student.
Dit mag alléén gedaan worden als supervisor(s) aanzienlijk veel tijd en energie aan de begeleiding van de MSc Thesis/Internship/Research Practice student hebben besteed!
Belangrijk!
Eindcijfer voldoende:
Zorg bij een MSc Thesis/Research Practice dat voor iedere categorie minimaal een gemiddelde van 5,5 wordt ingevoerd.
Bij een Internship hoeven niet alle categoriën voldoende te zijn.
Vak niet voldaan (INCOMPL):
Als bij een MSc Thesis/Research Practice een categorie gemiddeld lager dan 5,5 is gescoord, dan vink je de voorwaarde The student completed the Thesis/Research Practice uit.
Eindcijfer onvoldoende:
Vink uit: Overall grade on each of the categories is sufficient.
Binnen een categorie kan voor een subcategorie een onvoldoende zijn behaald, zolang het gemiddelde maar een 5,5 is.
Gebruik het excel evaluatieformulier, daarin wordt direct duidelijk wanneer een eindcijfer INCOMPL is. Excel geeft waarschuwingen per categorie.
Ter informatie de verschillende voorwaarden voor de MSc Thesis/Internship/Research Practice.
NOTE: MSc Thesis/Internship/Research Practice hebben ieder een verschillend evaluatieformulier!
Het beoordelingsformulier verschijnt.
Per categorie staat de weging beschreven en ook per criteria. Deze komen overeen met de weging van de Excel evaluatieformulieren en kunnen niet gewijzigd worden.
7. Geef per criteria een cijfer in
Cijferinvoer kan op verschillende manieren:
- via Drop-down menu het deelcijfer selecteren
- deelcijfer via toetsenbord invoeren. Voor een 0,5 typ je het getal dubbel, dus 2x een 8 typen, wordt een 8,5
- met de pijltjestoets omhoog en omlaag van het toetsenbord, kan je ook een cijfer selecteren
- met tab ga je naar het volgende veld
- de punt van het numerieke deel van je toetsenbord werkt niet, het moet een komma zijn
8. Zodra een categorie volledig is ingevuld, verschijnt in plaats van Nog niet alle verplichte velden zijn ingevuld, het Gemiddelde
Tekstvelden beoordelingsformulier
Onderaan het beoordelingsformulier staan 2 tekstvelden.
9. Vul de onderbouwing van de beoordeling in het tekstveld Underpinning of grading in. Dit is verplicht
NB. Examinatoren worden geacht en aangemoedigd om een goed gemotiveerde onderbouwing te schrijven. De examinator gebruikt daarvoor de informatie van de Excel evaluatieformulieren van de begeleider en de examinator.
Dit is een voorbeeld van een goed gemotiveerde onderbouwing.
10. Als het tekstveld vol is, kun je het veld vergroten door op de lijntjes in de rechterhoek te klikken en deze te verslepen
11. Feedback to the student is een optioneel tekstveld
NB. De student kan beide tekstvelden in Osiris Student zien. Wees erop bedacht dat ook bij accreditaties de feedback voor de student zichtbaar is.
Beoordelingsformulier opslaan
12. Als alle onderdelen zijn ingevuld, wordt het Resultaat zichtbaar
NB. Het cijfer wordt voor de student afgerond op een heel of half getal, echter in Osiris Docent zie je alleen het onafgeronde cijfer met 1 decimaal achter de komma. Voorbeeld: de student ziet een 6,5 en jij ziet een 6,6.
13. Vul de toetsdatum in. Bij voorkeur de dag waarop het laatste onderdeel van het assessment is afgerond
NB. Om de juiste toetsdatum te bepalen, zie handleiding Welke datum registreer ik als definitieve toetsdatum?
Als je te laat bent met het invoeren van het eindcijfer en je wilt de toetsdatum meer dan 10 werkdagen antidateren, dan moet altijd met SSC besproken worden of dit voor deze leerling(en) mogelijk is.
31 augustus is een zeer scherpe deadline, cijfers die vóór 1 september behaald zijn, moeten vóór 1 september geregistreerd zijn.
14. Vul de toelichting in als een INCOMPL of INSUFF wordt vastgelegd
NB. Als een INCOMPL of INSUFF wordt gegeven, dan is het verplicht om een toelichting te geven, anders kan het resultaat niet worden opgeslagen en krijg je bovenstaande foutmelding. Wordt een cijfer vastgelegd, dan kan deze toelichting leeg blijven.
Als je met een Administrative Support rol (Secretariaat) dit beoordelingsformulier invoert of als examinator ter vervanging van de examinator die het Excel evaluatieformulier heeft ingevuld en dus niet zelf de eindbeoordeling hebt opgesteld:
Typ in het toelichtingsvak de naam van de examinator die op de Excel-beoordelingsformulieren staat die op het secretariaat worden gearchiveerd!
15. Klik op VOORLOPIG OPSLAAN als je de beoordeling tijdelijk wilt opslaan, Osiris voert dan ook geen controles uit.
Of klik op OPSLAAN ALS CONCEPT RESULTAAT om het cijfer als concept op te slaan
16. Het beoordelingsformulier kan nog aangepast worden. Als je deze wenst te veranderen, klik op Wijzig Beoordelingsformulier (Change assessment Form)
Omdat bij de vakcode waar je een cijfer voor aan het invoeren bent, vaak ook andere studenten in de lijst staan, is het héél belangrijk dat je eerst jouw student selecteert. Doe je dat niet, dan kan het zijn dat je ook cijfers van andere studenten definitief maakt!
17. Klik op MAAK SELECTIE. Vink daarna jouw student aan . Mocht je wel de cijfers van alle studenten willen vastleggen dan kun je ook klikken op Selecteer alle rijen
18. Klik op de groene knop ONDERTEKENEN (SIGN) om te ondertekenen
19. Klik om het resultaat definitief te maken op de groene knop ELEKTRONISCH ONDERTEKENEN. Of als je een student hebt geselecteerd, klik op SELECTIE ONDERTEKENEN
Er verschijnt een melding dat het eindcijfer succesvol is ondertekend.
Maak een cijferlijst
Als je een cijferlijst wilt afdrukken of opslaan als pdf dan kan dat.
20. Klik op CIJFERLIJST AANMAKEN
NB. Zorg dat het document op een AVG veilige locatie wordt opgeslagen.
Je kunt een cijferlijst ook later afdrukken
21. Ga naar ACTIES > Afdrukken cijferlijst
Check bij de examinator dan wel begeleider of verzorgingspercentages moeten worden ingevoerd. Hoe je dat doet, zie handleiding: Hoe voer ik de verzorgingspercentages in voor een Thesis/Internship/Research Practice student?
Voor deze tijdelijke werkwijze is het heel belangrijk dat alle documenten centraal per leerstoelgroep door het secretariaat worden gearchiveerd, omdat dit nu nog niet mogelijk is in Osiris. Controleer dus vooral of je administratie compleet is.