Regels, richtlijnen, deadlines, veelvoorkomende problemen bij in- & uitschrijven
Overzicht deadlines
Studenten kunnen zich in Osiris inschrijven voor een vak en voor een tentamen. Ze kunnen zich ook uitschrijven voor beide. Het secretariaat kan dat alles in Osiris Basis ook voor de student. Daar gelden per periode twee deadlines voor:
- Deadline voor vakinschrijvingen:
Het inschrijven voor een vak sluit altijd vier weken voor de start van de periode (dus tot middernacht van zondag op maandag). Als een vak een wachtlijst heeft (vak met maximum aantal deelnemers), ligt de deadline precies één week eerder. Zie handleiding: Hoe verwerk ik de aanmeldingen voor een maximumvak (wachtlijst)? - Deadline voor tentameninschrijvingen:
Het inschrijven voor een tentamen sluit in de lange periodes (1, 2, 5 & 6) aan het eind van week 3 (middernacht van zondag op maandag) en in de korte periodes (3 & 4) aan het eind van week 2 (middernacht van zondag op maandag)
De hertentamenperiodes hebben hun eigen deadlines, zie hiervoor de WUR-site Agenda & Kalender Academisch jaar. De inschrijving voor de zomerherkansingen (RESIT 2) gaan pas open, nadat de inschrijvingen voor de februari-herkansingen (RESIT 1) gesloten zijn.
Zie voor exacte data de WUR-site Academisch jaar.
Inschrijven
Wanneer kunnen studenten zichzelf inschrijven?
Vakken: Studenten kunnen zich inschrijven voor vakken tot aan de inschrijvingsdeadline voor vakken (Zie boven: A). Ze schrijven zich hiermee automatisch in voor de toets van die periode.
Voor wachtlijst-vakken geldt dat studenten zich ook nog tot vier weken van tevoren kunnen inschrijven, maar voor studenten die zich na de vijf-weken-deadline hebben aangemeld, zijn de prioriteitsregels niet meer van toepassing. Deze studenten kunnen alleen aanspraak maken op eventueel resterende plekken via loting. Zie handleiding: Hoe verwerk ik de aanmeldingen voor een maximumvak (wachtlijst)?
Tentamens: Studenten kunnen zich apart inschrijven voor het toetsmoment (meestal het tentamen) van een vak. Bijvoorbeeld als ze het tentamen willen herkansen. Een student kan zich inschrijven tot aan de deadline voor tentameninschrijvingen (Zie boven: B).
Hertentamenperiodes: Zie voor inschrijfdeadlines van de hertentamenperiodes de WUR-site Academisch jaar. De inschrijving voor de zomerherkansingen (RESIT 2) gaan pas open, nadat de inschrijvingen voor de februari-herkansingen (RESIT 1) gesloten zijn.
Verder kan de student zichzelf voor maximaal 15 ECTS in één periode inschrijven.
Wanneer mogen studenten door het secretariaat via Osiris Basis ingeschreven worden (na akkoord van vakcoördinator)?
In de volgende scenario's kan de student zichzelf niet inschrijven, en kan dat in Osiris Basis gebeuren door iemand van de leerstoelgroep met Osiris Basis-rechten (meestal secretariaat):
- Als een student de inschrijfdeadline voor vakken (Zie boven: A) overschreden heeft
- LET OP: dit mag maximaal tot aan de deadline voor tentameninschrijvingen (Zie boven: B)!
- Als de student na die deadline niet aangemeld is voor de toets (door zichzelf, of door secretariaat) heeft de student geen recht om mee te doen aan de toets/het tentamen.
- Als een student meer dan 15 ECTS wil volgen in één periode kan de student zich niet zelf inschrijven. Zie Hoe schrijf ik een student, die meer dan 15 ECTS in een periode wil doen, in voor een vak?
- Als de student in februari instroomt in de Master en in periode 4 een vak wil volgen
- Als het een Exchange student is die start in periode 3, 4 of 5
Een student kan zichzelf ook niet inschrijven als die inschrijving overlap in zijn programma creëert (door twee vakken te volgen die inhoudelijk veel overlap hebben). In dat geval heeft de student toestemming van de examencommissie nodig.
Een inschrijving voor een vak is ook direct een inschrijving voor het tentamen in die periode. De student ontvangt na inschrijving automatisch gegenereerde e-mail ter bevestiging.
In alle gevallen dat de student zichzelf niet in kan schrijven, moet de student contact opnemen met de vakcoördinator. De vakcoördinator heeft de bevoegdheid om te bepalen of de student nog mee kan doen met het vak. De vakcoördinator is niet verplicht om studenten uit scenario's 1 en 2 toe te laten. In geval van scenario 3 is de student niet in staat zichzelf in te schrijven, aangezien de inschrijving aan de universiteit vaak niet op tijd rond is.
Uitschrijven
Wanneer kunnen studenten zichzelf uitschrijven?
Vakken: Studenten kunnen zich tot vier weken voor de start van de periode (dus tot middernacht van zondag op maandag) zelf terugtrekken uit een vak. De inschrijfdeadline is tevens de uitschrijfdeadline voor vakken.
Tentamens: Studenten kunnen tot de deadline voor tentameninschrijvingen (Zie boven: B) zichzelf uitschrijven voor het tentamen.
Wanneer mogen studenten door het secretariaat via Osiris Basis uitgeschreven worden?
Vakken: Na de inschrijfdeadline voor vakken, maar vóór de deadline voor tentameninschrijving (Zie boven: B), kan de student zich terugtrekken door een mail naar de vakcoördinator te sturen, die dit verzoek doorstuurt naar het secretariaat. LET OP: als de student toetsonderdelen uitgevoerd heeft, of deelcijfers heeft behaald, dan mag de student niet meer uitgeschreven worden en dient een NOGRADE of INCOMPL te krijgen (zie hieronder bij Consequenties...)
Tentamen: Tot de deadline voor tentameninschrijvingen (Zie boven: B) kan in Osiris Basis de student uitgeschreven worden voor het tentamen (let op: dus niet langer dan dat de student het zelf ook kan). We schrijven een student eigenlijk nooit uit voor een tentamen, alleen als het nodig is om voorzieningen toe te kennen.
N.B.: Het moment waarop de student *mailt* is cruciaal voor de beoordeling van het recht op uitschrijving.
LET OP: in beide gevallen KAN de student in Osiris Basis later worden uitgeschreven, maar dit MAG niet!
Consequenties terugtrekken vak/tentamen
Een student heeft alleen recht om volledig uitgeschreven te worden als hij zich vóór de deadlines voor tentameninschrijving (Zie boven: B) meldt via email aan de vakcoördinator en nog géén deelcijfer heeft behaald of ander onderdeel van het vak heeft afgerond. Hij moet dan dus ook geen resultaat voor het vak krijgen zoals NOGRADE of INCOMPL (zie Onderwijs- en Examenreglement, Artikel 34-f).
Na de deadline voor tentameninschrijving of als hij al een deel van de examinering (zoals vernoemd in de studiegids) heeft afgelegd, kan de student wel aangeven zich terug te trekken (en stoppen met het vak), maar dient zijn inschrijving te blijven staan in Osiris. Als hij nog geen verplichte onderdelen heeft gedaan (bv. een opdracht of het practicum heeft afgerond), of deelcijfers heeft gehaald, krijgt de student NOGRADE (geen vergoeding LSG). In andere gevallen moet er een INCOMPL (wel vergoeding LSG) worden ingevoerd als resultaat (zie ook: Hoe gebruik ik cijfercodes?)
LET OP: Het is belangrijk deze regel exact op bovenstaande manier te hanteren, omdat anders problemen ontstaan voor wat betreft de Harde Knip-wetgeving, voor zowel de student als de universiteit!
Overzicht deadlines
Vind de actuele inschrijfdeadlines altijd op de webpagina Agenda & Kalender Academisch jaar.
Vak heeft toetsinschrijving, maar geen tentamen
In Osiris kan een student zich inschrijven voor alleen een toets, ook al heeft het vak helemaal geen tentamen (bijvoorbeeld excursievakken of vakken die alleen uit lezingen bestaan). In Osiris heeft elk vak een 'Toets'. Wordt een dergelijk vak gegeven, dan kun je dus studenten tegenkomen die zich alleen voor de 'toets' van het vak hebben ingeschreven (dit geldt ook voor herkansers). Die inschrijving kun je in Osiris Basis omzetten naar een volledige vakinschrijving. Zie handleiding Hoe schrijf ik een student in voor een vak – via cursus zoeken?
Veelvoorkomende problemen
- Foutmelding: Student staat ingeschreven voor maximum aantal punten deze periode.
- Betekenis: Als je de student nu inschrijft wordt de 15 ECTS die een student per periode maximaal mag doen overschreden. Dit komt voor als een student bijvoorbeeld meer dan drie vakken wil volgen in één periode of vakken wil combineren met een thesis of stage. De vakcoördinator moet toestemming geven om de student alsnog in te schrijven.
- Handleiding: Hoe schrijf ik een student, die meer dan 15 ECTS in een periode wil doen, in voor een vak?
-
"Ik wil een student inschrijven, maar elke keer als ik dat doe, belandt de student op de wachtlijst voor het vak"
- Voor vakken met een wachtlijst, een maximum, gaat de inschrijving anders. Ook als de student via Osiris Basis wordt ingeschreven, komt de student op de wachtlijst. Je moet de student vanaf de wachtlijst daadwerkelijk toevoegen aan het vak.
- Handleiding: Hoe verwerk ik de aanmeldingen voor een maximumvak (wachtlijst)?