Hoe kan ik documenten van een MSc Thesis/Internship/Research Practice inzien?
Secretariaten hebben geen actieve rol in een zaakproces voor MSc Thesis/Internship/Research Practice in Osiris.
Een zaakproces kent de volgende stappen:
- De student start een zaak voor MSc Thesis/Research Practice op nadat er een startgesprek met de WUR supervisor heeft plaatsgevonden. Zie voor meer informatie: (New Procedure) MSc Thesis, Internship & Research Practice
- De student vult het learning agreement in de zaak in, en de begeleider (supervisor) keurt deze goed (al dan niet na revisions die door de student moeten worden gemaakt)
- De begeleider vinkt GO of NOGO aan na de progress evaluation
- De student upload zelf de (draft) thesis en het eventuele reflectie verslag
- De supervisor en examinator voeren de beoordeling in Osiris Docent in (niet meer in aparte Excel formulieren maar direct in de zaak zelf). Osiris maakt dan een gemiddelde, en de examinator kan er voor kiezen deze over te nemen, danwel nog aan te passen.
- De supervisor vult ook het verzorgingspercentage in als er meerdere leerstoelgroepen zijn betrokken. Een secretariaat kan het daarna nog altijd wijzigen indien nodig (tot uiterlijk 31 Augustus van het betreffende Academisch Jaar).
Ook al heeft een secretariaat een "Administrative Support" rol, dan nog kan het secretariaat niet in Zaakprocessen werken.
Wel kan een secretariaat in Osiris Basis zaakprocessen volgen en documenten bekijken.
Deze handleiding beschrijft hoe je in Osiris Basis documenten behorende bij een zaak voor MSc Thesis/Internship/Research Practice kunt bekijken.
Startscherm
1. Ga naar Student > Student > Documenten
of vul in menubalk ga naar menu "2240" en druk op enter
2 Klik op Zoeken
3. Klik op het zwarte pijltje zodat het overzicht beter in beeld komt
4. Klik op het document dat onder Bestandsnaam staat en je opent bijvoorbeeld een eindverslag of een stage contract of een learning agreement
Tips Documenten
Uitgebreider overzicht
Standaard verschijnen de kolommen:
- Omschrijving documenttype
- Bestandsnaam
- Betrekking op
- gekoppeld aan
- Aangemaakt via
Aangezien het overzicht in de loop der tijd steeds langer zal worden, is het belangrijk om snel een goed overzicht te krijgen. Daarom kan het wenselijk zijn om andere kolommen toe te voegen, zoals datum waarop document is geupload, of bijvoorbeeld een kolom tot wanneer deze documenten bewaard blijven.
De kolommen die je toevoegt, dan wel verwijderd, zullen de volgende keer dat je inlogt ook weer verschijnen. Osiris onthoudt dus jouw gewenste instelling qua getoonde kolommen.
5. Klik op Bekijken
6. Klik op Kolommen
7. Klik op Aangemaakt op of één van de andere kolom omschrijvingen. De kolom wordt direct toegevoegd
8. Als je alle kolommen wilt zien, dan klik je op Alles tonen
9. Als je op Kolommen beheren klikt, dan kan je de volgorde van de kolommen aanpassen en ook bepalen welke kolommen je wel en niet wilt zien
10. Klik op de pijltjes links en rechts en op de pijltjes naar boven en naar beneden
11. Klik op OK
Filteren
5. Klik op de filter knop. Boven de rij veldnamen verschijnt een regel met lege velden. Je kan daarmee de tabel filteren op basis van ieder gewenste kolom
Voorbeeld: Je wilt alle documenten van student X zien. Zet dan in het lege vlak boven Betrekking op naam X en druk op enter. Je ziet nu alleen de documenten van student X.
NB. Als je het filterveld weer leegmaakt en op enter drukt, dan zie je weer het totale overzicht. Je kunt ook één keer klikken op onderstaand teken en dan reset het filter zich ook.
Sorteren
6. Beweeg met je muis over de grijze kolomnamen, bij ieder kolomnaam worden 2 kleine pijltjes zichtbaar. Klik op de pijltjes van de kolom waar je op wilt sorteren
Als je op basis van meerdere velden wilt sorteren, dan kan je beter als volgt te werk gaan:
7. Klik op Bekijken > Sorteren > Uitgebreid
8. Selecteer op welke velden (maximaal 3) het overzicht gesorteerd moet worden en of de sortering Oplopend of Aflopend moet zijn
9. Klik op Ok
Het overzicht is nu gesorteerd zoals jij ingegeven hebt.
Excel bestand of Export downloaden
10. Klik op het Excel icoon om het overzicht te downloaden als een Excel bestand
NB. Let op dat het op een AVG veilige locatie wordt opgeslagen.
11. Klik op het Export icoon
12. Vul in of je alleen geselecteerde rijen of alle rijen wilt exporteren en of je een nieuw overzicht wilt aanmaken of dat je liever één van de andere opties kiest.
13. Klik op Volgende
14. Klik op de plusjes voor Student en Student - Opleiding om beschikbare velden open te klappen
15. Klik op een veld dat je in jouw export (overzicht) wilt hebben, klik op het groene pijltje en dat veld komt in de Geselecteerd box te staan. Herhaal dit totdat je alle velden hebt, die je wenst te hebben
16. Met de groene pijltjes kan je de volgorde van jouw velden aanpassen
17. Klik op Uitvoeren
Een Excel overzicht met jouw geselecteerde velden wordt gedownload. Sla deze op een AVG veilige locatie op.
Documenten worden in Osiris 7 jaar bewaard, conform de archiveringsregels. Wil de leerstoelgroep documenten zoals bijvoorbeeld verslagen langer bewaren, dan moeten deze door de leerstoelgroep óók op hun directory worden opgeslagen, dan wel gearchiveerd.