Deadlines grade registration current academic year

De deadlines in dit overzicht gelden alleen voor cursorische vakken.

Voor theses, internships en research practice geldt altijd dat de laatste dag van de betreffende maand de deadline is, zodat de student niet een maand extra collegegeld hoeft te betalen als het cijfer te laat wordt ingevoerd. Dit is met name van belangrijk in augustus vanwege de overgang naar het nieuwe collegejaar. Dan is de deadline voor invoer van (afstudeer)cijfers van 31 augustus extra belangrijk.

In bovenstaand overzicht staat in de laatste kolom het moment waarop de cijferinvoer in het studentenadministratiesysteem Osiris daadwerkelijk wordt gesloten. In de derde kolom staat de feitelijke deadline op basis van hetgeen in de Onderwijs- en Examenregeling (OER) is vastgelegd. In de OER staat dat de examinator de uitslag van een schriftelijk tentamen vaststelt binnen tien werkdagen werkdagen (werkdagen zijn de weekdagen van maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van de in de CAO Nederlandse Universiteiten erkende feestdagen en de dagen tussen Kerstmis en Nieuwjaar) na de laatste dag van de onderwijs- of hertentamenperiode. Laatste dag tentamen is in principe altijd op de laatste vrijdag van een periode, maar er zijn enkele uitzonderingen.

De laatste dag waarop cijfers kunnen worden geregistreerd is twee weken of 10 werkdagen later, meestal op een vrijdag. In het administratieve systeem wordt de cijferregistratie dan op de eerstvolgende werkdag, meestal een maandag, vroeg in de ochtend afgesloten.

In vergelijking met vorige academische jaren is er een wijziging met betrekking tot de herkansingsperiode aan het einde van het academische jaar. De zomerherkansingsperiode wordt verplaatst van augustus naar de twee opeenvolgende weken na periode 6 om een zo lang mogelijke aaneengesloten zomervakantie te creëren. Er worden twee facultatieve herkansingsdagen gepland voor vakken die in de tweede helft van periode 6 worden aangeboden en de examinator heeft de vrijheid om te beslissen wanneer de herkansing wordt gepland: ofwel op de laatste twee dagen van de tweede herkansingsweek, ofwel een week later op de facultatieve data.

De herzieningstermijn van 10 werkdagen is niet langer van toepassing op de herkansingen in de zomer. Examinatoren hebben de vrijheid om de herkansingen tot 15 augustus 2023 op elk moment te beoordelen dat het best past bij hun vakantie.

Er zijn dus verschillende uitzonderingen op de regel van de maximale beoordelingstermijn na een tentamen van 10 werkdagen:

- Periode 2 is een uitzondering omdat het OER bepaalt dat de dagen tussen Kerstmis en Nieuwjaarsdag niet meetellen. Dit betekent dat de sluitingsdatum voor cijferregistratie voor periode 2 maandag 16 januari 2023 om 9:00u is;

- De cijferinvoerperiode tweede helft periode 6 (zie hierboven);

- de cijferinvoerperiode na de herkansingen in juli. Voor de herkansingen in juli is de uiterste datum voor het invoeren van cijfers woensdag 16 augustus 2023 om 9.00 uur.

Omdat de cijferregistratie in Osiris niet automatisch wordt afgesloten, staat in de laatste kolom van bovenstaande tabel het moment waarop de cijferregistratie handmatig wordt afgesloten. Na de sluitingsdatum van de cijferinvoer zal voor iedere student die nog geen cijfer heeft ontvangen, een NOGRADE als definitief resultaat worden geregistreerd. Enkel het Studenten Service Centrum kan deze NOGRADE wijzigen. Gelieve een verzoek te sturen naar [email protected] met het cijferinvoerbestand als bijlage. Zie ook: https://wur-educationsupport.screenstepslive.com/m/96308/l/1263235-how-to-correct-grades-that-are-false-or-were-too-late

English version

The deadlines in this overview only apply to scheduled courses.

For theses, internships and research practice the deadline is always the last day of the month in question, to ensure that students do not have to pay an extra month of tuition if the grade is entered too late. This is extra important in August due to the transition to the new academic year. The August 31 deadline for entering (major)grades is extra important in this case.

In the table above, the last column shows the moment at which grade registration in Osiris is actually closed. The third column shows the actual deadline based on what has been laid down in the Education and Examination Regulations (EER). According to the EER, the maximum grading period after an exam is normally 10 working days,  with an exception for period period 6 second half (since academic year 2022/2023). (Working days are from Monday to Friday, with the exception of "CAO Nederlandse Universiteiten" recognised holidays and the days between Christmas and New Year.) The last day of exams is in principle always on the last Friday of a period, but there are some exceptions.

The last day grades can be registered is two weeks or 10 working days later, mostly on a Friday. In the administrative system the grade registration will then be closed early in the morning on the following working day, which is usually a Monday.

Compared to previous academic years, there is a change regarding the resit period at the end of the academic year. The summer resit period is moved from August to the two consecutive weeks after period 6 to create the longest possible continuous summer holidays. Two optional resit days are scheduled for courses that are offered in the second half of period 6 and the examiner has the freedom to decide when the resit is scheduled: either on the last two days of the second resit week, or one week later on the optional dates.

The 10 working days review time no longer applies to the summer resits. Examiners have the freedom to grade the resits at any moment up to August 15th, 2023 that fits best with their holidays.

So there are several exceptions to the rule of the maximum grading period after an exam of 10 working day:

- Period 2 is an exception because the EER stipulates that the days between Christmas and New Year’s Day do not count. This means that the closing deadline for grade registration for period 2 is Monday, January 16th, 2023 at 9:00h;

- The grading period second half period 6 (see above);

- The grading period after the resits in July. For the July resits the deadline for entering grades is Wednesday, August 16th, 2023 at 9.00h.

Because grade registration is not closed automatically in Osiris, the last column in the table above shows the moment the grade registration is closed manually. After the grade input deadline every student who did not receive a grade yet, will have a NOGRADE registered as finalized grade. Only the Student Service Centre is allowed to change these NOGRADES. Please send a request to [email protected] with the grade input file attached. See also: https://wur-educationsupport.screenstepslive.com/m/96308/l/1263235-how-to-correct-grades-that-are-false-or-were-too-late