Hoe verwerk ik de aanmeldingen voor een maximumvak (wachtlijst)?

Osiris is zo ingericht dat iedere student die zich wil aanmelden voor een vak met een maximum aantal deelnemers, op een wachtlijst geplaatst wordt. De student krijgt hier automatisch bericht van.

De inschrijftermijn voor studenten om zich aan te melden voor een maximumvak eindigt een week voor de reguliere inschrijfdeadline, dus vijf weken voor de start van de periode. Na de sluiting is het aan de coördinerende leerstoelgroep om zo snel mogelijk de wachtlijst te raadplegen, de juiste studenten in te schrijven, en de anderen te berichten dat ze níet ingeschreven zijn.

Studenten worden geplaatst op basis van de volgende prioriteitsstelling zoals omschreven in de OER (LET OP, de meest recente versie van de OER is altijd leidend, ook al staat hier wat anders):

  1. Studenten waarvoor het vak verplicht is worden altijd toegelaten;
  2. Studenten waarvoor het vak een beperkte-keuzevak is hebben voorrang, boven
  3. andere belangstellenden die het vak willen volgen.

Wanneer er, na het plaatsen van studenten met prioriteit 1 nog plekken over zijn, worden die plekken door loting toegewezen aan studenten met prioriteit 2. Als er dan nog steeds plekken over zijn, komen overige studenten (3) aan bod.

Let erop dat eventuele herkansers wel op de wachtlijst kunnen staan, maar vaak niet voor de cursus ingeschreven hoeven worden (wel voor de toets uiteraard).

Voor deze taak, om de prioriteiten correct toe te kennen, is het voor de vakcoördinator noodzakelijk om te weten voor welke opleidingen/specialisaties het vak verplicht is of dat het een beperkte-keuzevak is. Deze informatie vind je in de EMC-tool, zie deze handleiding: How do I know for which study programmes my course is compulsory or a restricted optional?

Info voor secretariaat én vakcoördinator: na de deadline voor wachtlijstvakken kunnen studenten zichzelf overigens nog steeds op de wachtlijst plaatsen, tot aan de reguliere deadline voor aanmelding voor vakken. Zij krijgen dan alleen vanuit het systeem het bericht: "je staat op de wachtlijst", maar ze zijn te laat om nog aanspraak te maken op prioriteitsrechten.  Dit is zo gelaten voor vakken die nog niet volzitten in de week voor de absolute inschrijfdeadline.

In deze handleiding wordt beschreven hoe je studenten inschrijft vanaf de wachtlijst, op basis van een selectie die gemaakt is door de vakcoördinator.

Hierboven een voorbeeld van een wachtlijst zoals die uit Osiris Docent te halen is.

De volgende stappen komen aan bod in dit werkproces:

Niet beschreven:

  • het sorteren van de lijst van studenten en de loting (bv. in Excel).

Navigeren naar cursus wachtlijst

Als je de gesorteerde lijst (met studenten die moeten worden ingeschreven) hebt gekregen van de vakcoördinator, voer je eerst stap 1 t/m 5 van deze handleiding uit. Ga daarna verder waar voor jou relevant is.

1. Klik op Student > Inschrijven Onderwijs > Cursus wachtlijst
of vul in menubalk ga naar menu “2.4.07” in en druk op enter

Selecteer de cursus

2. Vul in het zoekveld Cursus de vakcode in, en in het zoekveld Toets het blok waarin het vak gegeven wordt
of zoek een cursus op via het vergrootglas bij Cursus. Volg voor gedetailleerde tussenstappen “Hoe vind ik mijn vak in Osiris Basis?”, stappen 3 t/m 7

NB. Het collegejaar is al ingevuld met het lopende academische jaar.

3. Klik op de zwarte knop Zoeken

4. De cursus verschijnt nu rechts in beeld. Klik op het zwarte pijltje voor de cursuscode

Verwerken van de ontvangen wachtlijst

Op basis van je situatie kun je vanaf hier verder gaan op andere plekken in deze handleiding:

  • Moeten alle studenten die op de wachtlijst staan ingeschreven worden?
  • Heb je rond de 20 studenten of minder om in te schrijven?
    • Dan adviseren we je om handmatig de studenten aan te klikken op de wachtlijst en toe te voegen --> Ga naar Stap 18
    • Dit kan arbeidsintensief en foutgevoelig zijn, echter is het minder gecompliceerd dan de andere opties
  • Heb je (veel) meer dan 20 studenten, en is dit je eerste keer dat je studenten vanaf een wachtlijst moet toevoegen aan een vak?
    • Dan adviseren we je om filters klaar te zetten waarmee je later de studenten per opleiding* kunt toelaten aan je vak --> Ga naar Stap 5
      • *Deze methode helpt alleen als je de studenten duidelijk per opleiding kunt toevoegen. Is dat niet het geval? --> Ga dan alsnog naar Stap 18
    • Dit kost even wat tijd en clicks om op te zetten, en duikt wat dieper Osiris in, maar daarmee kun je straks wel tientallen studenten tegelijk toevoegen
  • Heb je meer dan 20 studenten, en heb je al eens eerder studenten vanaf een wachtlijst toegevoegd aan een vak?
    • Dan kun je de filters die je eerder hebt gemaakt gelijk toepassen --> Ga naar Stap 13

Meer dan 20 studenten en 1e keer studenten toevoegen vanaf een wachtlijst (filters klaarzetten - eenmalig noodzakelijk)

5. Om de studenten te filteren op basis van opleiding klik je op het trechtertje met een potloodje ernaast: Uitgebreid zoeken

NOTE: Je ziet het zoekscherm, dat staat op Standaardselectie OSIRIS (OSIRIS), maar hiermee kun je nog niet zoeken op opleiding. Je zult eerst je eigen zoek-/filterscherm moeten maken en opslaan, zodat je dit wel kunt (stap 8 t/m 14). Heb je dit al eens gedaan, dan kun je direct naar stap 16.

6. Klik op BEHEER --> Voeg een filter toe

7. Vul in “opleiding”, druk op enter en selecteer Opleiding uit de verschenen zoekopdrachten

8. Klik op Voeg toe

9. Herhaal stappen 6 t/m 9 voor “specialisatie”

NOTE: Onderaan het zoekscherm zijn de twee extra zoekopdrachten nu toegevoegd

10. Klik op Beheer --> Opslaan als

11. Vul in het verschenen schermpje een logische naam in voor je eigen nieuwe standaardfilter

12. Klik op Opslaan en ga naar Stap 14

Wachtlijst filteren op basis van opleiding en specialisatie

13. Klik weer op trechter met potloodje (net als in stap 5)

14. Selecteer bij het uitklapmenu je eigen opgeslagen standaardfilter en scroll naar beneden voor de zoekvelden Opleiding en Specialisatie

TIP: vergroot dit scherm dmv het gestippelde driehoekje, rechts onderin beeld, zodat je niet steeds naar beneden hoeft te scrollen.

15. Vul bij Opleiding de drieletterige afkorting van de opleiding die je zoekt in (bv. MBI voor Master Biology), of zoek de code op met het vergrootglas

16. Vul de code voor de specialisatie in bij Specialisatie of zoek die op met het vergrootglas.

Tip: in dat zoekscherm kun je de drieletterige opleidingscode invullen en zoeken, waarna de bijbehorende specialisaties voor die opleiding verschijnen.

17. Klik op Zoeken

Studenten (gefilterde) inschrijven vanaf de wachtlijst

18. Als je de studenten hebt gefilterd, of alle studenten op de wachtlijst wilt inschrijven, selecteer je ze door te klikken op Bekijken --> Selecteer alle rijen
Anderzijds, als je de studenten niet gefilterd hebt, kun je met behulp van de ctrl- en shift-toetsen handmatig studenten selecteren in het Cursus Wachtlijst scherm

19. Klik op Actie: Inschrijven vanaf de wachtlijst

20. Klik op Maak controles leeg. Alle vinkjes verdwijnen, net als de 15 bij maximaal aantal ECTS

21. Klik vervolgens op Inschrijven en herhaal eventueel deze stappen (vanaf 13 of 18) voor andere (groepen) studenten die je vanaf de wachtlijst wilt inschrijven.

Er verschijnt een mutatieverslag met hoeveel succesvolle inschrijvingen er zijn. Vervolgens kan het rapport met inschrijvingen worden gegenereerd door zowel vakcoördinator als secretariaat (zie Hoe maak ik een overzicht van alle deelnemers aan een vak?).

NB. De studenten die geplaatst worden op deze manier, krijgen hierover automatisch bericht vanuit het systeem.

De studenten die op de wachtlijst blijven staan (omdat ze de loting niet hebben gehaald bijvoorbeeld), kun je de onderstaande mails sturen.

 NL-Mail student waarvoor geen plek was in cursus met wachtlijst: 

Je wilde je inschrijven voor de cursus <cursus> en werd op een wachtlijst geplaatst. De wachtlijst is inmiddels verwerkt. Je bent helaas niet geplaatst voor deze cursus. Je naam blijft op de wachtlijst staan. Je kunt je daarnaast inschrijven voor een andere cursus. Mocht je met die inschrijving het maximum van 18 credits overschrijden dan kun je je inschrijven via het secretariaat van de leerstoelgroep.

Studentnummer : <studentnummer>
Cursus : <cursus>
Naam : <korte naam cursus>
Collegejaar : <collegejaar>

EN-Mail student waarvoor geen plek was in cursus met wachtlijst:

You wanted to register for the course <cursus>. Unfortunately, you were not placed for this course. Your name will stay on the waiting list. In addition, you can register for another course. If you happen to exceed the maximum of 18 credits then you can register via the chair group’s secretary.

Studentnumber : <studentnummer>
Course : <cursus>
Name : <korte naam cursus>
Academic year : <collegejaar>